Observer ce que les chiffres ne montrent pas
Interruptions, urgences, tâches de coordination, déplacements, reprises d’erreurs et accompagnement des nouveaux arrivants consomment du temps. Ils doivent être intégrés à l’analyse de l’activité.
Comparer les exigences et les ressources
Mettre en regard les volumes, la complexité des situations, les délais, les compétences disponibles, les absences et les possibilités d’entraide. Une moyenne peut masquer des périodes ou des équipes durablement en difficulté.
Questions à poser en réunion
Quelles tâches sont reportées ? Quelles pauses sont écourtées ? Quels événements désorganisent la journée ? Comment les remplacements sont-ils assurés ? Qui arbitre lorsque plusieurs priorités entrent en concurrence ?
Préparer l’analyse
Rassembler les plannings prévus et réalisés, les volumes d’activité, les heures supplémentaires, les absences et les objectifs. Compléter ces données par des situations concrètes décrites par les salariés.
Grille d’analyse de la charge
Complétez les cellules avec des situations anonymisées. La première ligne fournit des repères. Les notes ne sont ni transmises ni sauvegardées automatiquement ; imprimez-les avant de fermer ou recharger la page.
| Activité et période | Volume et complexité | Moyens présents | Aléas et tâches invisibles | Arbitrages et effets | Mesure à examiner |
|---|---|---|---|---|---|
| Choisir une situation précise | Délais, variations, difficulté | Effectifs, compétences, matériel | Interruptions, coordination, reprises | Tâches reportées, pauses, qualité | Moyens, priorités et suivi |
Préparer votre analyse
Distinguer effectifs théoriques et ressources présentes
Les postes budgétés ne décrivent pas les moyens disponibles sur une plage horaire. Nous rapprochons plannings théoriques et réalisés, absences, remplacements, formation, compétences et variations d’activité. Les tâches de coordination, les reprises et la gestion des imprévus complètent les volumes mesurés. Les hypothèses de dimensionnement sont explicitées et confrontées au terrain.